Zoom Meetings – Vorteile, Einrichtung und Funktionsweise

Datum: 29. Dezember 2020
Kategorie: Digitalisierung | Software

Was ist Zoom?

Zoom ist eine der bekanntesten und professionellsten Software-Lösungen für Videokonferenzen. Im Jahr 2011 wurde der Online-Service durch das Unternehmen Zoom Video Communications zur Verfügung gestellt. Seither entwickelte sich Zoom zur führenden Meeting-Software in den Bereichen Wirtschaft und Bildung.

Warum nutzen wir Zoom?

Eine gute Videokonferenz zeichnet sich dadurch aus, dass die Kommunikation genauso gut und persönlich funktioniert, wie in einem nicht digitalen Zusammentreffen. Mit seinen fortschrittlichen Funktionen kann ein Zoom ein virtuelles Meeting sogar deutlich effizienter und unkomplizierter gestalten.

#1 Nutzung auf Desktops und Mobilgeräten

Zoom lässt sich problemlos von Desktop-PCs, Laptops, Smartphones und Tablets aus benutzen. Die Kommunikation wird somit ortsunabhängiger und mobil.

#2 Einfache Bedienung

Die Oberfläche von Zoom ist intuitiv zu bedienen und bedarf keiner besonderen Einarbeitung vor den ersten Meetings.

#3 Hohe Bild- und Tonqualität

Die Bildqualität ermöglicht eine klare und natürliche Darstellung aller Teilnehmer. Auch die Tonqualität ist sehr gut und die Regulierung von Rückkopplungen funktioniert einwandfrei. Voraussetzung ist ein zeitgemäßes, technisches Zubehör – später mehr dazu.

#4 Technische Stabilität – auch bei großen Gruppen

Die Stabilität der technischen Infrastruktur von Zoom garantiert reibungslose Meetings. Unterbrechungen und eine sich überlappende Audiowiedergabe verschiedener Teilnehmer gehören den Problemen der Vergangenheit an. 

#5 Nützliche Funktionen

Ein professionelle Videokonferenz muss längst mehr können, als bloß ein Bild und den Ton zu übertragen. Zoom bietet eine ganze Reihe an nützlichen Funktionen, die geschäftliche Meetings auf ein neues Niveau heben.

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Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für den Veranstalter (Moderator)

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Aufzeichnung der Meetings möglich

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Bildschirmfreigabe/Screen-Sharing

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Privater Chat & Gruppenchat

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Dateienaustausch

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Virtueller Hintergrund (Voraussetzung einfarbiger Hintergrund)

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Umfragefunktion (insbesondere bei großen Gruppen eine nützliche & zeitsparende Funktion)

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Whiteboard

#6 Akzeptabler Datenschutz

In der Vergangenheit ist Zoom auf Grund von einer ungenügenden Verschlüsselung der Meetings und einer undurchsichtigen Datenschutzerklärung in die Kritik geraten. 

In den letzten Jahren hat der Hersteller auf dem Gebiet des Datenschutzes jedoch kräftig nachgesteuert. Insbesondere in der Digitalisierungswelle während der Covid-19 Pandemie wurden einige Verbesserungen umgesetzt, um den Ansprüchen der europäischen Bildungseinrichtungen und Unternehmen gerecht zu werden. So lässt sich seit April 2020 der Serverstandort Europa in jeder Preisstufe auswählen und es wurde die sichere Verschlüsselungstechnik AES 256bit GCM eingeführt.

Selbst die EU-Kommission vertraut auf Zoom und verwendet es für interne Konferenzen.

So können Sie Zoom nutzen

Zunächst müssen Sie Zoom installieren. Der folgende Button leitet Sie zur Downloadübersicht von Zoom. Dort können Sie die Desktop-Version herunterladen (Zoom-Client) und werden zu der iOS- bzw. Android-App weitergeleitet.

Anschließend müssen Sie sich auf der Webseite von Zoom einen Account anlegen.

Befolgen Sie anschließend die nächsten Schritte:

  1. Schritt: geb. Datum eingeben
  2. Schritt: mit E-Mail-Adresse eingeben & Konto Aktivieren
  3. Schritt: Namen eingeben
  4. Schritt: Kollegen zu Zoom einladen (Schritt überspringen)
  5. Schritt: Test Meeting Starten (Zoom-Client herunterladen) 

Haben Sie diese Schritte ausgeführt, ist die Einrichtung abgeschlossen. Sie können nun darauf warten in ein Meeting eingeladen zu werden, oder können selbst eines veranstalten.

Einem Zoom-Meeting beitreten

Es gibt zwei Möglichkeiten einem Meeting beizutreten.

Zum einen können Sie einen Einladungslink erhalten. Klicken Sie auf diesen Link, gelangen Sie automatisch auf eine Webseite von Zoom und werden mit einem weiteren Klick in den Warteraum des entsprechenden Meetings gesetzt. Zum anderen können Sie vom Veranstalter eine Meeting-ID und ein Passwort erhalten. Diese können Sie angeben, wenn Sie das installierte Programm oder die App öffnen. Alternativ können Sie auch über die Webseite von Zoom beitreten. Geben Sie dort Ihre Meeting-ID an, öffnet sich das Programm/die App automatisch.

Sie gelangen anschließend in einen Warteraum. Der Veranstalter (auch Moderator oder Host genannt) sieht alle Personen die sich im Warteraum befinden und kann sie eintreten lassen. In der Praxis ist es meist so, dass die Teilnehmer bereits ein paar Minuten vor Beginn in dem Warteraum einfinden und der Moderator das Meeting zur vereinbarten Uhrzeit startet.

Nachdem Sie der Moderator hat eintreten lassen, müssen Sie noch das Mikrofon und die Webcam freischalten. Anschließend können Sie aktiv an der Videokonferenz teilnehmen.

Einem Zoom-Meeting beizutreten ist bequem und verlangt keine technischen Vorkenntnisse. Der Zeitaufwand begrenzt sich (nach erfolgter Installation) auf wenige Sekunden.

Detaillierte Anleitungen und Informationen zu allen Zoom-Funktionen finden Sie im Zoom Help Center: https://support.zoom.us/hc/de

Zoom: (Technische) Voraussetzungen

#1 Internetverbindung

Sie benötigen keine besonders leistungsfähige Internetverbindung um Zoom reibungslos nutzen zu können. Eine Datenübertragungsrate von 6 Mbit/s ist i.d.R. ausreichend.

#2 Internetfähiges Endgerät

Mit so gut wie jedem internetfähigen Endgerät können Sie an einem Zoom-Meeting teilnehmen. Wir empfehlen einen Desktop-PC oder einen Laptop zu verwenden, um die bestmögliche Darstellung zu genießen. Über Smartphones und Tablets ist es aber ebenfalls möglich beizutreten. Vorab müssen Sie jedoch die Zoom-App installieren.

#3 Mikrofon, Lautsprecher und Webcam

In vielen Endgeräten sind Mikrofone, Lautsprecher und eine Webcam bereits integriert. Sollte Ihr Gerät nicht über diese Ausstattung verfügen, muss mit externem Zubehör gearbeitet werden.

Tipp 1: Verwenden Sie ein Headset für Ihre Zoom-Meetings. Die Qualität Ihrer Tonübertragung steigt erheblich und Sie werden weniger von Umgebungsgeräuschen abgelenkt. Eine Geräuschunterdrückung ist kein Muss aber ein angenehmer Luxus!

Das folgende Headset bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis (Amazon-Link):

Sennheiser PC 5.2 CHAT

Tipp 2: Wenn Sie nicht auf eine integrierte Webcam zurückgreifen können, oder die Videoqualität verbessern wollen, empfehlen wir die Verwendung von einer externen Webcam.

Die folgende Webcam bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis (Amazon-Link):

Benewy Webcam mit Mikrofon und Stativ

Bei den hier dargestellten Links handelt es sich nicht um bezahlte Affiliate-Links. 

#4 Meeting-Umfeld

Neben den technischen Voraussetzungen ist zu empfehlen, einen ruhigen Raum aufzusuchen um Ablenkungen zu vermeiden und das Meeting nicht durch Hintergrundgeräusche und -bewegungen zu stören. Eine ausreichende Beleuchtung sollte sichergestellt werden.

Fazit

Unserer Erfahrung nach ist Zoom die funktionalste und verlässlichste Lösung auf seinem Gebiet. Daher verwenden wir diese Software in verschiedenen Anwendungsbereichen für die Kommunikation mit unseren Kunden.

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